Publikationsfonds: Zweck, Funktionsweise und strategische Antragspraxis

In der gegenwärtigen Ära der Open Science hat sich die Architektur der Forschungsfinanzierung grundlegend gewandelt. Die akademische Publikationswelt vollzieht den harten Übergang von der subskriptionsbasierten “Paywall”-Logik hin zu offenen Publikationsmodellen. In diesem Spannungsfeld fungiert der Publikationsfonds als das zentrale Steuerungsinstrument. Er ist weit mehr als ein Budgetposten; er ist eine qualitätssichernde Instanz, die sicherstellt, dass Forschungsergebnisse global sichtbar, technisch standardisiert und rechtssicher verfügbar sind.

Zweck und ökonomische Transformation: Vom Konsum zur Produktion

Die Einführung von Publikationsfonds ist die direkte Antwort auf die fundamentale Krise des klassischen wissenschaftlichen Informationsmarktes. Über Jahrzehnte hinweg basierte die ökonomische Logik auf dem Subskriptionsmodell (Pay-to-Read). In diesem System erwarben Bibliotheken mit hohen Budgets zeitlich befristete Leselizenzen für Zeitschriften und Buchpakete.

Die „Zeitschriftenkrise“ als Katalysator

Der Ursprung der Publikationsfonds liegt in der sogenannten Zeitschriftenkrise der 1990er und 2000er Jahre. Wissenschaftliche Verlage erhöhten die Preise für Abonnements jährlich weit über den Inflationsraten, während die Etats der Bibliotheken stagnierten. Dies führte zu einer paradoxen Situation: Öffentlich finanzierte Forschungsergebnisse wurden an private Verlage abgetreten, nur um von den Institutionen der Urheber teuer zurückgekauft zu werden. Open Access und die damit verbundenen Fonds brechen diesen Kreislauf auf.

Der ökonomische Paradigmenwechsel: Supply-Side-Funding

Durch die Etablierung von Publikationsfonds verschiebt sich die Finanzierung von der Nachfrageseite (Leser) auf die Angebotsseite (Produzenten/Autoren).

• Article Processing Charges (APC): Bei Zeitschriftenartikeln entfällt die Bezahlschranke für den Leser. Stattdessen zahlt die Institution des Autors eine einmalige Gebühr, die den gesamten redaktionellen Prozess, das Peer-Review-Management, die digitale Infrastruktur und die Langzeitarchivierung abdeckt.
• Book Processing Charges (BPC): Analog dazu werden bei Monografien und Sammelbänden – die besonders in den Geistes- und Sozialwissenschaften zentral sind – die Herstellungskosten vorab finanziert. Dies ermöglicht es, das Werk vom ersten Tag an weltweit kostenfrei als E-Book zur Verfügung zu stellen.

Strategische Steuerung durch die Bibliothek

Die Bibliothek wandelt sich durch den Publikationsfonds von einem reinen „Einkäufer von Inhalten“ zu einem Manager von Publikationsdienstleistungen. Der Zweck des Fonds geht dabei über die reine Begleichung von Rechnungen hinaus:

1. Zentralisierung der Kosten: Erst durch den Fonds erhält eine Universität volle Transparenz darüber, wie viel Geld insgesamt in das Publikationssystem fließt (Stichwort: Total Cost of Ownership).
2. Marktmacht und Preisstabilität: Bibliotheken nutzen die Fondsmittel als Hebel, um mit Verlagen über faire Preise zu verhandeln. Viele Fonds deckeln ihre Zuschüsse (z. B. auf 2.000 €), um eine unkontrollierte Preisspirale bei den Anbietern zu verhindern.
3. Förderung der Informationsgerechtigkeit: Da der Zugriff für den Leser kostenlos ist, profitieren insbesondere Forscher in ressourcenarmen Regionen oder Institutionen vom Publikationsfonds finanzstarker Einrichtungen.

Transformationale Wirkung

Langfristig dienen Publikationsfonds als Brückentechnologie für Transformationsverträge (wie z. B. die DEAL-Verträge in Deutschland). Hierbei werden die ehemaligen Abo-Zahlungen direkt in Publikationspauschalen umgewandelt. Der Publikationsfonds fungiert in diesem Gefüge oft als Puffer für jene Publikationen, die nicht durch solche Großverträge abgedeckt sind, und sichert so die Vielfalt der Verlagslandschaft.

Strukturierte Förderkriterien: Der Filter für Qualität und Integrität

Die Bewilligung von Mitteln aus einem Publikationsfonds ist kein automatischer Prozess, sondern an einen Katalog strikter, international harmonisierter Kriterien gebunden. Diese Kriterien dienen nicht nur der Budgetkontrolle, sondern fungieren als wesentliches Instrument der Qualitätssicherung. Sie schützen die Institution vor der Finanzierung minderwertiger Publikationsorgane und sichern die Einhaltung der Regeln guter wissenschaftlicher Praxis.

Die „Affiliation“: Eindeutigkeit der Urheberschaft

Die wichtigste formale Hürde ist die Zugehörigkeit des Autors (Affiliation). In der Regel ist die Förderung an den sogenannten „Corresponding Author“ gebunden.

• Zeitpunkt der Berechtigung: Der Autor muss zum Zeitpunkt der Einreichung (Submission) oder der Akzeptanz des Manuskripts vertraglich an die Institution gebunden sein.
• Mehrfachzugehörigkeit: Bei Autoren mit Doppelaffiliationen (z. B. Klinik und Universität oder Forschungsinstitut und Hochschule) muss die antragstellende Institution explizit als Primäraffiliation im Manuskript genannt werden. Dies ist entscheidend für das institutionelle Ranking und die Evaluation der Forschungsleistung.

Der „Goldene Weg“ als Ausschlusskriterium

Die Mehrheit der modernen Publikationsfonds folgt einer strikten Open-Access-Only-Politik.

• Verbot von Hybriden Modellen: Viele Fonds lehnen die Übernahme von Gebühren für Artikel in traditionellen Subskriptionszeitschriften ab, die lediglich eine optionale Freischaltung anbieten (Hybrid Open Access). Grund dafür ist die Vermeidung von Double Dipping, bei dem Verlage sowohl Abonnementsgebühren als auch Publikationsgebühren für denselben Inhalt einnehmen.
• Mirror Journals und Transformation: Eine Ausnahme bilden oft Zeitschriften, die Teil von Transformationsverträgen (wie DEAL) sind oder die sich nachweislich in einem Umwandlungsprozess zu reinem Open Access befinden.
• Transparenz durch Verzeichnisse: Die Listung im DOAJ (Directory of Open Access Journals) für Zeitschriften oder im DOAB (Directory of Open Access Books) für Monografien ist häufig eine obligatorische Voraussetzung für die Förderfähigkeit.

Rechtliche Anforderungen: Lizenzierung und Urheberrecht

Ein Publikationsfonds finanziert nicht nur den Zugriff, sondern auch die rechtliche Offenheit des Werkes.

• CC BY als Goldstandard: Die Creative Commons Attribution Lizenz (CC BY) wird meist zwingend vorgeschrieben. Sie stellt sicher, dass das Werk weltweit frei nachgenutzt, verbreitet und in andere Kontexte (z. B. Repositorien oder Lehrmaterialien) integriert werden kann, solange der Urheber genannt wird.
• Einschränkungen bei restriktiven Lizenzen: Lizenzen mit Modulen wie „Nicht-kommerziell“ (NC) oder „Keine Bearbeitung“ (ND) werden von vielen Fonds (und Fördergebern wie der DFG oder cOAlition S) kritisch gesehen oder gar nicht gefördert, da sie die wissenschaftliche Nachnutzung (z. B. Text- und Data-Mining) behindern können.

Technische Mindeststandards und Zitierfähigkeit

Damit eine Publikation als dauerhafter Teil des menschlichen Wissens gilt, fordern Fonds die Einhaltung technischer Standards:

1. Persistente Identifikatoren: Ohne die Vergabe eines DOI (Digital Object Identifier) auf Dokumentebene (und bei Büchern einer ISBN) erfolgt keine Erstattung. Dies garantiert die permanente Adressierbarkeit.
2. Metadaten-Integrität: Die Einbindung von Autoren-IDs wie ORCID wird zunehmend zur Pflicht. Sie verhindert Verwechslungen bei namensgleichen Autoren und automatisiert die Erfassung in Forschungsdatenbanken.
3. Archivierungspflicht: Der Verlag muss nachweisen, dass das Werk in Langzeitarchiven (z. B. Portico, CLOCKSS oder Nationalbibliotheken) gesichert ist, um den Zugriff auch bei einem hypothetischen Verlagsausfall zu gewährleisten.

Der Schutz vor „Predatory Publishing“

Ein oft unterschätzter Zweck der Förderkriterien ist die Abwehr von betrügerischen Verlagen (Predatory Publishers). Durch die Prüfung der redaktionellen Prozesse und der Transparenz der Gebührenstrukturen schützt die Fondsverwaltung die Wissenschaftler davor, ihre Reputation durch Publikationen in pseudowissenschaftlichen Organen zu gefährden. Ein seriöser Peer-Review-Prozess, der durch den Verlag dokumentiert werden muss, ist hierfür das wichtigste Indiz.

Deutschland: Institutionelle Publikationsfonds und die DFG-Förderlogik

In Deutschland ist die Struktur der Publikationsfonds untrennbar mit der Förderpolitik der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG) verwoben. Während die operative Verwaltung bei den Universitätsbibliotheken liegt, setzt die DFG durch ihre Förderprogramme die strategischen Leitplanken. Dieses Zusammenspiel hat in den letzten Jahren zu einer weitgehenden Standardisierung der Förderkonditionen geführt, ist jedoch aktuell durch erhebliche finanzielle Transformationsdynamiken geprägt.

Das DFG-Programm „Open-Access-Publikationskosten“

Die DFG fördert wissenschaftliche Einrichtungen beim Aufbau und Betrieb von Publikationsfonds durch das Programm „Open-Access-Publikationskosten“. Ziel ist es, die Infrastruktur für die Open-Access-Transformation zu stärken und die Finanzierung von Einzelartikeln aus Projektmitteln hin zu institutionellen Budgets zu verlagern.

• Die Pauschallogik (Zuschussmodell): Die DFG gewährt den Hochschulen Zuschüsse auf Basis einer statistischen Kalkulation. Aktuell orientiert sich die DFG an Richtwerten von 1.400 € pro Zeitschriftenartikel und 5.000 € pro Open-Access-Monografie. Wichtig ist hierbei: Es handelt sich um Zuschüsse zur Gesamtsumme der publikationsbezogenen Kosten der Einrichtung, nicht um eine individuelle Erstattungsgarantie für jeden einzelnen Autor.
• Kürzungen und Überbuchung (2024–2027): Da die Anzahl der Open-Access-Publikationen schneller gestiegen ist als die bereitgestellten Bundes- und Landesmittel, wurde für die aktuelle Förderperiode ein systematischer Kürzungsmechanismus eingeführt. Viele Einrichtungen erhalten bis zu 30 % weniger Zuschüsse als beantragt. Dies zwingt Bibliotheken dazu, ihre Fonds restriktiver zu verwalten oder die Lücke aus Eigenmitteln der Universität (z. B. aus dem Erwerbungsetat) zu schließen.
• Weitere Informationen: dfg.de/open-access-publikationskosten

Die Rolle der Universitätsbibliothek als Verwalter

Die Bibliothek fungiert in diesem System als zentrale Clearingstelle. Sie ist verantwortlich für die Einhaltung der DFG-Verwendungsrichtlinien und die korrekte statistische Erfassung im OpenAPC-Monitor.

1. Mittelallokation: Die Bibliothek entscheidet nach dem „Gießkannenprinzip“ oder dem „First-Come-First-Served“-Prinzip, wann die Mittel erschöpft sind. In manchen Jahren führt dies dazu, dass Fonds bereits im Oktober keine neuen Anträge mehr annehmen können.
2. Qualitätsfilter: Die Bibliothek prüft die Anträge gegen die White- und Blacklists (z. B. Beall’s List oder DOAJ), um sicherzustellen, dass keine DFG-Mittel an Predatory Publishers fließen.
3. Reporting: Einmal jährlich müssen die geförderten Publikationen an die DFG und internationale Datenbanken gemeldet werden. Dieser Nachweis ist die Voraussetzung für die Bewilligung der Folgemittel.

Institutionelle Besonderheiten und Deckelungssätze

Trotz der DFG-Vorgaben genießen deutsche Hochschulen Autonomie bei der Ausgestaltung ihrer Fonds. Dies führt zu signifikanten Unterschieden in der praktischen Antragstellung:

• Die „harte“ Deckelung: Viele Fonds (z. B. Uni Heidelberg oder TU München) zahlen strikt maximal 2.000 € (inkl. MwSt.) pro Artikel. Kostet ein Artikel mehr, wird die Förderung oft komplett abgelehnt, oder der Autor muss die Differenz über Drittmittel oder Lehrstuhlmittel kofinanzieren.
• Zuschussmodelle bei Monografien: Während Zeitschriftenartikel oft voll finanziert werden, sind Monografien (BPCs) aufgrund ihrer hohen Kosten (oft 8.000 € bis 15.000 €) meist nur teilfinanzierbar. Hier gewähren Bibliotheken oft einen Fixzuschuss von 5.000 €; der Rest muss über Druckkostenzuschüsse (z. B. von Stiftungen oder aus Projektmitteln) gedeckt werden.
• Ausschlusskriterien: Einige Universitäten schließen bestimmte Publikationstypen (z. B. Proceedings oder Kurzbeiträge) von der Förderung aus, um das Budget für umfangreiche Forschungsartikel (Original Research) zu reservieren.

Wechselwirkung mit den DEAL-Verträgen

In Deutschland sind die Publikationsfonds heute eng mit den DEAL-Verträgen (mit den Verlagen Elsevier, Springer Nature und Wiley) verzahnt.

• Zentralisierte Abrechnung: Bei DEAL-Journalen erfolgt die Abrechnung nicht mehr über den einzelnen Publikationsfonds pro Artikel, sondern über eine zentrale Rechnung der Bibliothek für die gesamte Institution.
• Budget-Konkurrenz: Die Kosten für DEAL-Verträge speisen sich oft aus denselben Töpfen wie der Publikationsfonds. Für Autoren bedeutet das: In DEAL-Zeitschriften ist die Finanzierung meist gesichert, während für “kleinere” oder spezialisierte Open-Access-Verlage oft nur begrenzte Restmittel im Publikationsfonds zur Verfügung stehen.

Deckelungssätze und Konditionen: Detailanalyse DACH-Raum

Die Förderlandschaft in Deutschland (D), Österreich (A) und der Schweiz (CH) ist durch eine hohe institutionelle Autonomie geprägt. Während in Deutschland die DFG-Richtlinien eine gewisse Harmonisierung erzwingen, verfolgen Österreich und die Schweiz oft noch progressivere Ansätze mit deutlich höheren Fördersätzen, insbesondere für Monografien.

Strategische Übersicht der Top-10-Fördermodelle (Stand 2025)

Die folgende Tabelle illustriert die Varianz der Förderhöhen. Autoren sollten beachten, dass „Deckelung“ bedeutet, dass Kosten oberhalb dieser Grenze entweder gar nicht übernommen werden oder eine Kofinanzierung (Split-Billing) zwingend erforderlich ist.

Institution	Fokus & Zielgruppe	Deckelung (APC/Artikel)	Deckelung (BPC/Buch)	Strategische Besonderheiten
TU München	MINT & Ingenieure	2.000 €	nach Einzelfall	Strikter Ausschluss hybrider Zeitschriften; CC BY Pflicht.
HU Berlin	Universalbibliothek	2.000 €	5.000 €	Kombination mit DFG-Projektmitteln routiniert möglich.
Uni Heidelberg	Forschungsstark	2.000 €	k. A.	Sehr selektive Auswahl der geförderten Gold-OA-Journale.
RWTH Aachen	Technik & Medizin	2.000 €	nach Rücksprache	Nahtlose Integration in DEAL-Workflows (Elsevier/Springer).
Uni Wien (AT)	Geistes- & Sozialwiss.	2.000 €	Volle Übernahme*	Vorbildliche Infrastruktur für Open-Access-Monografien.
Uni Graz (AT)	Geisteswissenschaften	2.500 €	bis 8.000 €	Besonders hohe Sätze zur Stärkung der Buchkultur (BPC).
ETH Zürich (CH)	Weltspitze MINT	Full Funding*	Volle Übernahme*	Flatrate-Modell; Budgetlimitierung pro Jahr beachten.
Uni Zürich (CH)	Universal	2.500 CHF	bis 10.000 CHF	Hohe administrative Hürden, aber exzellente Dotierung.
Uni Basel (CH)	Medizin & Kultur	2.500 CHF	Volle Übernahme*	„First-come, first-served“; oft frühe Budgeterschöpfung.
Uni Innsbruck (AT)	Regional & Int.	2.000 €	5.000 €	Enge Abstimmung mit dem österreichischen FWF.

*Die volle Übernahme ist oft an die Einhaltung spezifischer Qualitätskriterien oder die Verfügbarkeit von Restbudget gebunden.

Länderspezifische Besonderheiten in der DACH-Region

Deutschland: Die „2.000-Euro-Grenze“

In Deutschland hat sich die Grenze von 2.000 € (brutto) als informeller Standard etabliert. Dies rührt aus der historischen DFG-Förderung her. Verlangt ein hochrangiges Journal (z. B. aus der Nature-Gruppe) Gebühren von 3.500 € oder mehr, geraten Autoren in eine Finanzierungslücke. Hier bietet Optimedien Lösungen durch Rechnungs-Splitting, bei dem der Fonds den Maximalbetrag übernimmt und der Rest über Drittmittel beglichen wird.

Österreich: Der Einfluss des FWF

In Österreich ist der FWF (Der Wissenschaftsfonds) der dominante Akteur. Seine Richtlinien sind oft großzügiger als rein universitäre Fonds. Besonders hervorzuheben ist die „Selbstständige Publikationen“-Förderung, die Monografien fast vollständig finanziert, sofern ein internationales Begutachtungsverfahren nachgewiesen wird. Optimedien unterstützt Autoren hierbei durch die Bereitstellung der notwendigen Gutachten-Dokumentation.

Schweiz: Die 100%-Strategie von swissuniversities

Die Schweiz verfolgt das Ziel, bis Ende 2024/2025 alle öffentlich finanzierten Publikationen in Open Access zu überführen. Dies führt dazu, dass Schweizer Fonds oft keine harten Preisobergrenzen haben, solange das Journal qualitativ hochwertig ist. Allerdings ist die administrative Kontrolle (z. B. durch das Portal open-access.ch) sehr präzise hinsichtlich der Lizenzvorgaben.

Die „Hybrid-Falle“ und Transformationsverträge

Ein kritischer Punkt in allen drei Ländern ist die Handhabung von hybriden Zeitschriften. Viele Fonds in der DACH-Region verweigern die Zahlung für hybride Artikel kategorisch. Die Ausnahme: Wenn die Universität Teil eines Transformationsvertrags (wie DEAL in Deutschland oder KEMÖ in Österreich) ist. In diesem Fall werden die Kosten nicht aus dem „Topf“ des Publikationsfonds für Einzelartikel, sondern aus einem zentralen Budget beglichen. Autoren müssen daher vor Einreichung klären, ob ihre Zielzeitschrift unter einen solchen Rahmenvertrag fällt.

EU-Förderung: Horizon Europe, ERC und die radikale Transformation durch Plan S

Auf europäischer Ebene ist Open Access längst keine Empfehlung mehr, sondern eine rechtlich bindende Verpflichtung, die im Grant Agreement (Zuwendungsbescheid) verankert ist. Die Europäische Kommission verfolgt hierbei eine „Open Science“-Strategie, die deutlich strikter ist als viele nationale Programme im DACH-Raum.

Horizon Europe: Die neue Logik der Kostenfähigkeit

Im aktuellen Rahmenprogramm Horizon Europe (2021–2027) hat sich die Förderlogik fundamental gewandelt. Die wichtigste Neuerung betrifft die Erstattungsfähigkeit von Publikationsgebühren.

• Ausschluss von Hybrid-Kosten: Unter Horizon Europe sind Publikationsgebühren (APCs) nur noch dann als „eligible costs“ (förderfähige Kosten) erstattungsfähig, wenn die Veröffentlichung in einer reinen Open-Access-Zeitschrift (Gold OA) erfolgt. Gebühren für hybride Zeitschriften werden grundsätzlich nicht mehr aus dem Projektbudget erstattet.
• Immediate Open Access: Die EU duldet keine Embargofristen mehr. Das Werk muss zum Zeitpunkt der Veröffentlichung ohne zeitliche Verzögerung unter einer freien Lizenz (CC BY) verfügbar sein.
• Rechtevorbehalt (Rights Retention): Autoren werden angehalten (und teils verpflichtet), sich das Recht zur sofortigen Zweitveröffentlichung der akzeptierten Manuskriptfassung (AAM) vorzubehalten, falls sie in einer subskriptionsbasierten Zeitschrift publizieren.
• Weiterführende Informationen: Horizon Europe Programme Guide – Open Science (PDF)

Das European Research Council (ERC) und exzellente Metadaten

Der ERC stellt die höchsten Ansprüche an die wissenschaftliche Exzellenz und damit auch an die Dokumentation der Forschungsergebnisse.

• Zentrales Repositorium: Neben der Verlagsveröffentlichung fordert der ERC die Hinterlegung der Publikation in einem zertifizierten Repositorium (z. B. Zenodo oder institutionelle Server).
• Technische Validierung: Die EU-Prüfinstanzen nutzen automatisierte Tools, um die Metadaten (PIDs wie DOI und ORCID) abzugleichen. Fehlen diese Verknüpfungen, kann die Publikation im Projektreporting nicht anerkannt werden.
• Leitfaden für ERC-Geförderte: ERC Open Access Guidelines

Plan S und die cOAlition S: Der globale Marktdruck

Plan S ist eine Initiative des Verbunds cOAlition S, dem neben der EU-Kommission auch nationale Förderer (wie der Wissenschaftsfonds FWF in Österreich oder der Wellcome Trust) angehören.

1. Transformative Journals: Plan S erlaubt eine Übergangsphase für Zeitschriften, die sich vertraglich verpflichtet haben, bis zu einem festgesetzten Datum zu 100% auf Open Access umzustellen.
2. Transparenz der Gebühren: Förderer unter Plan S verlangen von Verlagen eine detaillierte Aufschlüsselung, welche Dienstleistungen (Peer Review, Satz, Archivierung) in der APC enthalten sind.
3. Journal Checker Tool: Dieses Tool ist für Autoren das wichtigste Instrument, um die Konformität einer Zeitschrift mit den EU-Vorgaben zu prüfen.
   • Zum Tool: Journal Checker Tool (Plan S)

Open Research Europe (ORE): Die verlagseigene Lösung der EU

Um Autoren den Druck der Gebührenfinanzierung zu nehmen, hat die Europäische Kommission mit Open Research Europe eine eigene Publikationsplattform geschaffen.

• Kostenfreiheit: Für Empfänger von Horizon 2020- oder Horizon Europe-Grants fallen hier keine Gebühren an.
• Open Peer Review: Das Begutachtungsverfahren findet transparent nach der Veröffentlichung des Preprints statt.
• Zur Plattform: Open Research Europe (ORE)

Zusammenfassung der internationalen Förderlinks:

Sherpa Romeo: Sherpa Romeo Datenbank – Unverzichtbar zur Prüfung von Verlagsrichtlinien bezüglich Zweitveröffentlichungen und Embargos.

EU-Portal: Funding & Tenders Portal (Zentraler Einstieg)

OpenAIRE: OpenAIRE Advance – Die europäische Infrastruktur für Open Science, die bei der Identifikation von Repositorien und Förderkonformität hilft.

Antragspraxis: Wie Autor:innen Publikationsfonds sinnvoll nutzen

Wissenschaftliche Exzellenz allein garantiert heute keine automatische Finanzierung. In der Praxis scheitern Anträge bei Publikationsfonds selten am Inhalt, sondern fast immer an formalen Fehlern, Fristen oder einer falschen Rechnungslegung. Ein strategisches Vorgehen ist daher bereits in der Phase der Manuskripterstellung unerlässlich.

Phase 1: Der Vorab-Check (Prä-Submission)

Bevor ein Manuskript bei einem Verlag eingereicht wird, muss der Finanzierungsweg verbindlich geklärt sein. Ein nachträglicher Wechsel des Zahlers ist administrativ oft unmöglich.

1. Affiliations-Matching: Stellen Sie sicher, dass Ihre Institution über einen Fonds verfügt. Das zentrale Informationsportal für Deutschland ist open-access.network. Hier finden Sie eine Übersicht fast aller universitären Fonds.
2. Journal-Qualität prüfen: Ist das Zieljournal im Directory of Open Access Journals (DOAJ) gelistet? Viele Fonds machen dies zur Bedingung. Handelt es sich um ein Buchprojekt, prüfen Sie das Directory of Open Access Books (DOAB).
3. Die Hybrid-Falle vermeiden: Prüfen Sie mit dem Journal Checker Tool, ob die Zeitschrift für EU-Geförderte (Plan S) oder Ihren lokalen Fonds zulässig ist. Denken Sie daran: “Hybrid” bedeutet oft “keine Förderung”.

Phase 2: Die korrekte Dateneingabe (Submission-Workflow)

Der Moment der Einreichung im Verlagsportal ist entscheidend für die spätere Rechnungsstellung.

• Nutzen Sie institutionelle E-Mail-Adressen: Verwenden Sie niemals private Adressen (Gmail, Web.de). Die automatisierten Erkennungssysteme der Bibliotheken ordnen Anträge oft anhand der Domain (@uni-beispiel.de) zu.
• Persistent Identifiers (PIDs): Geben Sie Ihre ORCID zwingend an. Viele Bibliotheken nutzen die ORCID-Schnittstelle, um Publikationen automatisch in das institutionelle Repositorium zu übernehmen. Fehlt die ID, muss die Bibliothek manuell nachpflegen, was die Bewilligung verzögern kann.
• Förderkennzeichen (Grant Numbers): Wenn die Publikation aus einem Projekt (DFG, Horizon Europe) hervorgeht, muss das Förderkennzeichen exakt im “Funding-Statement” angegeben werden. Das Tool OpenAIRE Explore hilft dabei, die korrekten Projekt-Metadaten zu finden.

Phase 3: Die Rechnungsstellung (Post-Acceptance)

Sobald der Artikel akzeptiert wurde, generiert der Verlag die Rechnung. Hier passieren die meisten Fehler, die zu einer Ablehnung durch den Fonds führen.

1. Adressierung: Viele Bibliotheken verlangen, dass die Rechnung direkt an die Bibliothek adressiert ist (z. B. “UB Musterstadt, Publikationsfonds, Postfach…”), da sie als Leistungsempfänger auftreten müssen, um die Vorsteuer abziehen zu können. Eine auf den Lehrstuhl ausgestellte Rechnung kann oft nicht nachträglich vom Fonds übernommen werden.
2. Umsatzsteuer-Problematik: Bei ausländischen Verlagen greift das Reverse-Charge-Verfahren. Die Bibliothek benötigt eine Rechnung ohne ausländische Mehrwertsteuer, aber mit Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Empfängers.
3. Rechnungs-Splitting: Wenn die Kosten die Deckelung (z. B. 2.000 €) überschreiten, bitten Sie den Verlag frühzeitig um zwei getrennte Rechnungen: Eine über den Maximalbetrag für den Fonds und eine über den Restbetrag für Ihren Lehrstuhl oder Drittmittel.

Phase 4: Nachweis und Archivierung

Nach der Veröffentlichung ist der Prozess für den Fonds erst abgeschlossen, wenn der Nachweis der Offenlegung erbracht ist.

• Repositorium-Upload: Laden Sie die Verlags-PDF (oder die erlaubte Version) unmittelbar auf den institutionellen Server hoch. Portale wie Sherpa Romeo informieren Sie über die erlaubten Versionen und Embargos.
• DOI-Aktivierung: Prüfen Sie, ob der DOI funktioniert. Eine nicht auflösbare Verknüpfung führt oft dazu, dass die Bibliothek die Mittel am Jahresende zurückfordert.

Hilfreiche Tools für die Antragspraxis:

• Informationsportal Open Access (Deutschland): open-access.network
• Recherche von Zeitschriftenrichtlinien: Sherpa Romeo
• Metadaten-Check für EU-Projekte: OpenAIRE

Häufige Stolpersteine in Publikationsfonds (und wie man sie vermeidet)

Selbst bei einer grundsätzlichen Förderzusage lauern in der administrativen Abwicklung zahlreiche Risiken. Da Publikationsfonds öffentliche Mittel verwalten, sind die Bibliotheken an strikte Haushaltsordnungen und Revisionspflichten gebunden. Schon geringfügige Abweichungen von den formalen Vorgaben können dazu führen, dass die Finanzierung im Nachhinein verweigert wird.

1. Die Budget-Erschöpfung („Year-End-Gap“)

Publikationsfonds sind fast immer jährliche Budgets. Da die Anzahl der Open-Access-Publikationen stetig steigt, übersteigt die Nachfrage oft die bereitgestellten Mittel.

• Das Risiko: Ein Antrag wird im Juli genehmigt, der Artikel wird aber erst im Dezember akzeptiert. In der Zwischenzeit ist der Fonds leer.
• Die Lösung: Fragen Sie nach einer Reservierung oder einem „Token-System“. Viele Bibliotheken (z. B. an der ETH Zürich) informieren proaktiv auf ihren Webseiten über den aktuellen Stand des Budgets. Stellen Sie Anträge so früh wie möglich.

2. Die „Hybrid-Falle“ und Mirror Journals

Viele Verlage bieten für fast alle Zeitschriften eine Open-Access-Option an. Diese Zeitschriften sind jedoch oft keine „echten“ Open-Access-Journale, sondern hybride Titel.

• Das Risiko: Der Autor sieht das Open-Access-Logo und geht von einer Förderung aus. Der Fonds lehnt jedoch ab, weil das Journal im Kern ein Subskriptionsmodell verfolgt. Besonders tückisch sind „Mirror Journals“, die den Namen eines Top-Journals tragen (z. B. „X Journal Open“), aber von der DFG oder EU oft kritisch gesehen werden.
• Die Lösung: Validierung über das DOAJ (Directory of Open Access Journals). Nur was dort gelistet ist, gilt als förderfähiges Gold-Open-Access.

3. Falsche Rechnungsanschrift und Umsatzsteuer (VAT)

Dies ist der häufigste Grund für Verzögerungen bei der Auszahlung.

• Das Risiko: Der Verlag stellt die Rechnung auf den Namen des Autors oder des Lehrstuhls aus. Die Universitätsbibliothek benötigt jedoch eine Rechnung, die auf die Zentrale Rechnungsstelle der Universität (unter Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, USt-IdNr.) ausgestellt ist.
• Die Lösung: Nutzen Sie die Rechnungsleitfäden Ihrer Bibliothek. Achten Sie bei internationalen Verlagen (z. B. aus den USA oder UK) auf das Reverse-Charge-Verfahren. Der Hinweis „Tax-exempt for educational purposes“ reicht oft nicht aus; es muss die spezifische Steuer-ID der Bibliothek auf der Rechnung erscheinen.

4. Der „Corresponding Author“ Status

Fast alle Fonds fördern nur, wenn der Corresponding Author der Institution angehört.

• Das Risiko: Ein Nachwuchswissenschaftler schreibt den Artikel, aber der Professor (an einer anderen Uni) fungiert als Corresponding Author im Verlagsportal. Der Fonds der Uni des Nachwuchswissenschaftlers wird die Zahlung ablehnen.
• Die Lösung: Die Rolle des Corresponding Author muss bereits bei der Einreichung strategisch festgelegt werden. Eine nachträgliche Änderung im Verlagsportal nach der Akzeptanz ist oft sehr zeitaufwendig oder wird vom Verlag verweigert.

5. Unzulässige Artikeltypen

Nicht alles, was in einer Zeitschrift erscheint, gilt als förderwürdiger „Forschungsartikel“.

• Das Risiko: Kommentare, Editorials, Buchrezensionen oder kurze „Letters“ werden von vielen Fonds (z. B. im Rahmen der DFG-Richtlinien) nicht finanziert, auch wenn der Verlag eine APC verlangt.
• Die Lösung: Prüfen Sie die Definition von „Full Research Papers“ oder „Review Articles“ in Ihrer lokalen Fondssatzung.

6. Die Missachtung von Zweitveröffentlichungspflichten

Besonders bei EU-Mitteln (Horizon Europe) gibt es eine Pflicht zur Archivierung.

• Das Risiko: Der Artikel ist Open Access beim Verlag, wurde aber nicht in das institutionelle Repositorium hochgeladen. Der Fördergeber sieht die Bedingung als nicht erfüllt an und fordert Gelder zurück.
• Die Lösung: Nutzen Sie Portale wie Sherpa Romeo, um zu prüfen, welche Version Sie wann hochladen müssen. Oft ist dies Teil des automatisierten Workflows Ihrer Bibliothek, sofern Sie Ihre ORCID korrekt angegeben haben.

Zusammenfassung der Vermeidungsstrategie:

1. Frühzeitige Kommunikation: Kontaktieren Sie die Open-Access-Beauftragten Ihrer Bibliothek, bevor Sie auf „Submit“ klicken.
2. Transparente Rechnungswege: Klären Sie mit Optimedien vorab das Rechnungs-Splitting, falls die Deckelung überschritten wird.
3. Identifikatoren-Check: Eine funktionierende ORCID und ein korrekter Affiliations-String (Name der Uni nach offizieller Schreibweise) sind Ihre Versicherung gegen administrative Ablehnungen.

Publikationsfonds in der Praxis bei Optimedien: Ihr Partner für eine reibungslose Förderung

Für Autor:innen ist der Publikationsfonds oft eine bürokratische Hürde am Ende eines langen Forschungsprozesses. Bei Optimedien behandeln wir die Finanzierung über Fonds nicht als nachgelagerten Verwaltungsschritt, sondern als integralen Bestandteil des Publikationsdesigns. Unser Ziel ist es, die administrativen Lasten für die Wissenschaftler zu minimieren und gleichzeitig die strengen Revisionsvorgaben der Bibliotheken und Fördergeber (DFG, FWF, SNF, EU) exakt zu erfüllen.

1. Prä-Publikations-Check und Compliance-Garantie

Bereits in der Phase der Publikationsanfrage führen wir eine Compliance-Prüfung durch. Wir wissen, welche Kriterien für die Bewilligung entscheidend sind:

• Peer-Review-Dokumentation: Da die meisten Fonds (insbesondere für BPCs in den Geisteswissenschaften) einen Nachweis über das Begutachtungsverfahren fordern, bereiten wir die notwendigen Bestätigungen über unsere standardisierten Review-Prozesse proaktiv für die Antragstellung vor.
• Lizenzberatung: Wir stellen sicher, dass die gewählte Creative-Commons-Lizenz (standardmäßig CC BY) den Vorgaben Ihres spezifischen Fonds entspricht. Wir beraten Sie individuell, falls Fördergeber wie die cOAlition S / Plan S restriktive Vorgaben machen.
• DOI-Reservierung: Wir vergeben bereits frühzeitig im Prozess DOIs auf Kapitel- oder Buchebene, damit diese in den Förderanträgen als persistente Referenz angegeben werden können.

2. Technisches Metadaten-Management für Bibliotheken

Bibliotheken finanzieren bevorzugt Publikationen, die sich nahtlos in ihre digitalen Infrastrukturen integrieren lassen. Optimedien setzt hierbei auf technologische Exzellenz:

• PID-Integration: Wir binden Ihre ORCID, die GND-ID und institutionelle Identifikatoren (ROR) direkt in die Metadaten ein. Dies ermöglicht den Bibliotheken ein automatisiertes Reporting an die DFG und andere Monitoring-Systeme wie OpenAPC.
• Schnittstellen-Service: Wir liefern die bibliografischen Daten im ONIX- und MARC21-Format. Dies garantiert, dass Ihr Werk sofort nach Erscheinen in den Katalogen der Weltbibliotheken nachweisbar ist – ein Kernkriterium für viele Publikationsfonds.
• Langzeitarchivierung: Durch Kooperationen mit der Deutschen Nationalbibliothek (DNB) und Fachrepositorien garantieren wir die dauerhafte Verfügbarkeit, die für eine Fondsförderung obligatorisch ist.

3. Flexibilität bei Rechnungslegung und Splitting

Die starren Deckelungssätze (z. B. die „2.000-Euro-Grenze“ bei vielen deutschen Unis) sind oft eine Barriere für aufwendige Publikationsprojekte. Optimedien bietet hier maximale Flexibilität:

• Rechnungs-Splitting: Wir splitten Rechnungen präzise nach den Vorgaben Ihrer Buchhaltung. So kann beispielsweise der Publikationsfonds den gedeckelten Maximalbetrag direkt übernehmen, während die Differenz unkompliziert über Lehrstuhlmittel oder Drittmittel abgerechnet wird.
• Internationale Abrechnung: Wir sind mit den Anforderungen des Reverse-Charge-Verfahrens und der korrekten Adressierung an zentrale Universitätskassen bestens vertraut. Dies verhindert unnötige Korrekturschleifen und Verzögerungen bei der Auszahlung.

4. Unterstützung bei der Zweitveröffentlichung (Green Open Access)

Viele Fördergeber verlangen zusätzlich zur Verlagsveröffentlichung die Hinterlegung in einem institutionellen Repositorium.

• Self-Archiving Policy: Optimedien verfolgt eine autor:innenfreundliche Strategie. Wir klären Sie darüber auf, wie Sie die akzeptierte Manuskriptfassung (Postprint) rechtssicher und ohne Embargofrist auf Ihrem Universitätsserver zugänglich machen können, um etwaige Auflagen von Horizon Europe zu erfüllen.

5. Strategisches Netzwerk und Monitoring

Wir verfolgen kontinuierlich die Entwicklungen in der DACH-Region und auf EU-Ebene.

• Transformationsverträge: Wir prüfen für Sie, ob Ihre Institution Teil von Konsortialverträgen ist, die eventuelle Rabatte oder Sonderkonditionen ermöglichen.
• Zentraler Ansprechpartner: Bei Rückfragen Ihrer Bibliotheksverwaltung oder der Open-Access-Beauftragten fungiert Optimedien als direkter Ansprechpartner, um formale Unklarheiten schnell und kompetent auszuräumen.

Fazit für unsere Autor:innen

Bei Optimedien wird Ihr Werk nicht nur verlegt, sondern strategisch im digitalen Wissenschaftssystem positioniert. Durch die präzise Erfüllung aller Fondskriterien erhöhen wir die Wahrscheinlichkeit einer vollen Kostenübernahme signifikant. Wir sorgen dafür, dass die administrativen Hürden den Weg Ihrer Forschung in die Öffentlichkeit nicht behindern.

Sie planen eine Publikation und möchten die Finanzierung über einen Fonds klären? Kontaktieren Sie unsere Redaktion für ein unverbindliches Beratungsgespräch und eine detaillierte Kostenaufstellung für Ihren Förderantrag.

• Direkt zur Publikationsanfrage: optimedien.com/publikationsanfrage/
• Informationsportal Open Access: open-access.network
• Recherche Tool für Förderkonformität: Journal Checker Tool

Ihre OPTIMEDIEN Redaktion